Junta de la Mesa Directiva Abril 23, 2022

Miembros de la Mesa presentes: Grant Baxter, Juan Preciado, Steven Petruzelli, Jesse Torres, Rebecca Chavolla, Maria Guadalupe Diaz, e Ingrid Anderson 

Personal OCDC: Donalda Dodson, Directora Ejecutiva; Ambrosi Bowman, Generalista de Recursos Humanos; Herberd Duran, Relaciones Manager Relaciones de Empleados; Donald Horseman, Director de Finanzas; Juan Escobar, Director de Garantía de Calidad, Janae Ford, Especialista Garantía de Calidad, Beatriz Marron- Molina, Especialista Supervisor Servicios a la Familia y Salud, Martha Molitor, Intérprete Superior; Katran Byers, Asistente de Oficina

Se estableció quórum.

Actualización Auto-Evaluación, Janae Ford: 

Janae presentó el Plan de Mejoramiento de Calidad y la Auto Evaluación y explicó las cinco metas. Se tienen quince puntos de referencia sobre el estatus. Cuarenta y Siete por ciento se han logrado, trece por ciento continúan y cuarenta por ciento no se vencen todavía. La dotación de personal es la mayor preocupación. Donalda habló de los pasos que la agencia ha tomado para retener empleados. Una recomendación es que la composición del paquete sea más transparente y un calculador de beneficios debería estar disponible para aplicantes potenciales para usar cuando consideren aplicar. Se mencionó que algunos aplicantes no escuchan de regrese sobre sus aplicaciones y no hay seguimiento. Juan indicó que vería esta situación. 

Los puntos clave que se discutieron en la evaluación incluyeron:

  1. Preparación para las emergencias
  2. Monitoreo de la limpieza, sanitación y desinfección del área de juego exterior 
  3. Supervisión Activa
  4. Reconstrucción del centro Milton-Freewater en Umatilla 
  5. Dotación de Personal

Abuso de Niños, Beatriz Marron-Molina:

Beatriz habló sobre los datos FY2020 de Abuso y Negligencia de Niños. Se hizo notar que los reportes fueron menos durante la pandemia y a medida que termina la pandemia, los reportes aumentan.  Hubo un aumento en los factores de estrés en la familia de 2019 a 2020. Cincuenta por ciento de todas las llamadas fueron referida a investigación. Las llamadas de los denunciantes obligatorios formaron el 32 por ciento de las llamadas

Beatriz hizo notar la demografía de niños que son víctimas de abuso/negligencia. El más alto porcentaje, al 10 por ciento, fueron de niños de menos de un año de edad. El siguiente más alto fue aquellos de cinco años de edad o menores. Esto es clave porque esta es la población que sirve OCDC.

Sesión Ejecutiva, Mesa Directiva y Directa Ejecutiva

La sesión inició a las 10:10 AM y terminó a las 11:00 AM.

Reinicia la Junta de la Mesa 

Actualización de Recursos Humanos, Ambrosi Bowman:

Ambrosi comenzó la conversación indicando que dado que el gobierno Estatal y Federal continúa haciendo cambio a los protocolos COVID-19, la política de OCDC relacionada a COVID continúa cambiando. El cambio principal son las Nueva Guías de Exclusión que fueron publicadas en abril por la División de Aprendizaje Temprano. Los cambios principales son:

  1. No más excluir por la exposición, solo monitorear por síntomas
  2. Previene el cierre de salones de clases si un niño se enferma
  3. Proporciona continuidad de cuidado

Moción: Grant Baxter pidió la moción para aceptar la actualización de la Política de Prevención y Respuestas a la Exposición al Coronavirus. Ingrid Anderson hizo la moción y Jesse Torres secundó. Todos a favor dijeron ‘aye’. No oposición. La moción pasa.

Presupuestos CACFP, RX RXII, Don Horseman:

Don presentó el presupuesto CACFP y mencionó que ahora servimos en ciento sesenta y ocho hogares, lo cual es menos de ciento noventa hogares que previamente se servían. La entrega de la solicitud de subvención CACFP es por $230,775.64 reflejando este cambio. 

Moción:  Grant Baxter pidió una moción para aceptar el presupuesto CACFP como se presentó. Steve Petruzelli moción para aprobar el presupuesto como se presentó y Juan Preciado secundó.  La moción pasó unánimemente.

Presupuesto RX, RX COLA, RX Fondos de Mejoramiento de Calidad y Exención 

Hay tres acciones asociadas con la subvención para el programa. Una es la aprobación de la solicitud de presupuesto de operaciones y las otras dos son aprobaciones para el COLA que se propone y los fondos de Mejoramiento de Calidad. Don mencionó que hay una reducción en el monto asignado a los servicios contratados y otros pequeños cambios para aumentar el monto que se paga a los socios con menor financiamiento. OCDC está solicitando aprobación para el cuarto año del ciclo de la subvención de cinco años por $3,865,290, Para esta subvención OCDC está solicitando una exención completa de en especie por $966,323 debido a los retos relacionados con COVID-19. Una segunda solicitud es para aprobar la solicitud COLA Región X por $86,216, esto refleja un aumento del 2.28 por ciento para salarios para el personal en los contratos con los socios. OCDC también está solicitando una exención del 20 por ciento en especie por $21,554 en la solicitud del COLA. Por último, OCDC está solicitando aprobación para la solicitud de fondos de mejoramiento de calidad por $18,325 y solicitud de una exención completa de $4,581 en especie. Los fondos de Mejoramiento de Calidad se usarán para aumentar los contratos de Salud Mental y el resto de los fondos de destinarán proporcionalmente a proveedores individuales.

Moción:  Grant Baxter pidió la moción para aceptar la entrega del presupuesto por $3,865,290 y la exención en especie por $966,323 del Presupuesto RX. Jesse Torres hizo la moción; Juan Preciado secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Moción:  Grant Baxter pidió la moción de aceptar la entrega del presupuesto COLA RX por $86,216 y la exención en especie por $21,554. Rebecca Chavolla hizo la moción y Steve Petruzelli secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Moción:  Grant Baxter pidió la moción de aceptar la entrega del presupuesto para Mejoramiento de Calidad RX por $18,325 y la exención en especie por $4,581. Juan Preciado hizo la moción y Jesse Torres secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Presupuesto RXII, COLA RXII, Fondos de Mejoramiento de Calidad RXII y Exenciones 

Hay retos para llenar completamente la matriculación debido a COVID, pero en este momento llevar control y monitorear la matriculación se pospuse debido a retos relacionados con COVID-19. Hoy OCDC está solicitando aprobación para la entrega del presupuesto para el cuatro año del ciclo de cinco años de la subvención para la Región 12 Early Head Start Migrante.Temporada Asociación de Cuidado de Niños $5,701,286.  Esta solicitud refleja el aumento en costo por abrir y operar Boardman dado que el programa ya no estará en escuelas. Estos fondos se usarán para continuar sirviendo a 192 niños a través del estado. OCDC le gustaría solicitar la exención del 17.5 por ciento por especie. El 17.5% fue solicitado el año pasado también. OCDC también está solicitando aprobación para la entrega a un aumento del 2.28% para fondos COLA a los empleados por $127,211. OCDC propone solicitar la exención completa del 20 por ciento en especie por $31,803.  Por último, justo esta semana pasada, OCDC se enteró que hay fondos de mejoramiento de calidad disponible también. Consecuentemente, OCDC está solicitando aprobación para la entrega de solicitud de fondos de Mejoramiento de Calidad por $18,325. Estos fondos se usarán para aumentar sustitutos a nivel local. Además, OCDC está solicitando una exención completa del 20 por ciento en especie por $4581.

Moción:  Grant Baxter pidió una moción para aceptar la entrega del presupuesto RXII por $5,701,286. Maria Guadalupe Diaz hizo la moción e Ingrid Anderson secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Moción:  Grant Baxter pidió una moción para aceptar la entrega de la Exención en Especie Presupuesto RXII por $1,279,135. Steven Petruzelli hizo la moción e Ingrid Anderson secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Moción:  Grant Baxter pidió la moción de aceptar la entrega de la solicitud COLA RXII por $127,211 y la exención En Especie por $31,807 como fue presentado. Juan Preciado hizo la moción e Ingrid Anderson secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Moción:  Grant Baxter pidió la moción para aceptar la entrega de la solicitud de Mejoramiento de Calidad Región XII por $18,325 RXII y $4581 exención En Especie como fue presentado. Juan Preciado hizo la moción e Ingrid Anderson secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Solicitud de Fondos de Mejoramiento de Calidad y Exenciones Head Start Migrante y Temporada. – Don Horseman.

OCDC recibió aviso de un aumento de fondos para COLA por 2.28%. OCDC ahora está solicitando a aprobación de la Mesa para solicitar fondos COLA 2022 para que los empleados reciban un aumento del 2.28% en 2022 por un total de $1,219,211. OCDC desea solicitar una exención del 100% de la cantidad en especie por $304,803. Además, OCDC recibió aviso de disponibilidad de fondos adicionales de Mejoramiento de Calidad. OCDC está solicitando aprobación para solicitar recibir los $252,163 en fondos de mejoramiento de calidad y la exención completa del 20% en especie por $63,041.  Los fondos de Mejoramiento de Calidad se usarán para contratar cuatro enfermeras registradas con horario parcial y para agregar Consultantes de Salud Mental como recurso potencial para apoyar el bienestar del personal.

Moción:  Grant Baxter pidió una moción para aceptar la entrega de la solicitud COLA Head Start Migrante y Temporada por $1,219,211 y la Exención en Especie por $304,803 como se reportó. Juan Preciado hizo la moción e Ingrid Anderson secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Moción:  Grant Baxter pidió la moción para solicitar fondos de Mejoramiento de Calidad Head Start Migrante y Temporada por $252,163 y Exención en Especie por $63,041 como se presentó. Juan Preciado hizo la moción e Ingrid Anderson secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Repaso de la Posición de Finanzas, Don Horseman

Don repasó varios materiales de finanzas. La posición de finanzas de la agencia es muy positiva. La información actualizada del Estado ha ayudado con las preocupaciones relacionadas a los presupuestos P-3 y no saber qué fondos se podrían necesitar regresar al estado. Don dio explicación un documento que se envía al banco trimestralmente en que regularmente se cubre el estado de finanzas de varios aspectos de las operaciones de OCDC. El comité de finanzas se reunirá el próximo mes para repasar los documentos en más detalle. Si hay alguna pregunta, Don está disponible. 

Coaching, Nancy Orem:

Este es una herramienta importante para apoyar los valores de OCDC. Coaching provoca conversaciones regulares y significativas entre los supervisores y el personal. El reto en el desarrollo un modelo es cómo los supervisores lo adoptan e implementan. Un proyecto coaching se está lanzando con una compañía externa para trabajar con Directores de Programa.

Metas y Objetivos RX y RXII Donalda Dodson:

Las Metas y Objetivos RX siguen igual. Las Metas y Objetivos de esta subvención son cumplen a través de los socios. Se han tenido frecuentes entrenamientos con los socios RX sobre coaching y desarrollo de planes IDP. Se continúa desarrollando asociaciones en la comunidad y buscando representante para el Consejo de Políticas. 

Moción:  Grant Baxter pidió la moción para aprobar las Metas y Objetivos 2023 RX como se presentaron. Jesse Torres hizo la moción y Juan Preciado secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Metas y Objetivos RXII 

Continuar apoyando las actividades tales como la Supervisión Activa, matriculación para apoyar mejor a niños y familias. Continuar trabajando en incrementar los fondos nos restringidos. Continuar trabajando en mejorar la comunicación.

Moción:  Grant Baxter pidió una moción para aprobar las Metas y Objetivos 2023 RXII como se presentaron. Ingrid Anderson hizo la moción y Jessie Torres secundó. Todos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

Reporte del Consejo de Políticas 

Rebecca presentó el Reporte del Consejo de Políticas a la Mesa Directiva

Reporte de la Directora Ejecutiva, Donalda Dodson

Donalda presentó el reporte a la Mesa Directiva. Ver adjunto

Aprobación de la Minutas marzo 19, 2022:

Moción:  Grant Baxter pidió una moción para aprobar las Minutas de la Mesa del 19 de marzo, 2022. Jessie Torres hizo la moción y María Guadalupe Diaz secundó. Todos aquellos a favor dijeron aye. No oposiciones. La moción pasa.

La junta de la Mesa Directiva se aplazó y los miembros entraron en Sesión Ejecutiva